
Методические рекомендации Минздрава России по переходу на ведение медицинской документации в электронной форме утверждены 5 августа 2021 года.
В качестве «маяка» для новых рекомендаций выступил Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме медицинских документов, утвержденный приказом Минздрава России от 07.09.2020 № 947н (далее – приказ № 947н, базовый приказ, порядок электронного документооборота).
Право или обязанность
В приказе № 947н закреплено, что организация сама выбирает, переходить ли ей полностью или частично на электронные медицинские документы (ЭМД) или продолжать вести документацию на бумаге. При этом сроки перехода она также определяет самостоятельно. В методических рекомендациях написано, что сроки перехода она также определяет самостоятельно. Вместе с тем даже если организация полностью перешла на электронный документооборот, в некоторых случаях ей придется возвращаться к бумажным носителям. В приказе № 947н и в новых рекомендациях говорится об обязанности медицинской организации дублировать медицинскую документацию на бумаге, если от пациента поступило соответствующее заявление. Вопрос возможной компенсации пациентом данных расходов регулятор обходит стороной.
В то же время полностью избежать цифрового документооборота медорганизации не смогут: некоторые документы в любом случае придется оформлять в электронном виде. Например, журнал учета доноров, журнал регистрации сведений о фактах поступления пациентов, которые не могут сообщить о себе (в силу возраста, здоровья и т. д.) либо в отношении которых совершены противоправные действия, а также в случае смерти пациента, личность которого не установлена, и некоторые другие.
Защитить, подключить, обеспечить доступ
Методические рекомендации обозначили минимальные условия перехода на электронный документооборот:
- В первую очередь необходимо обеспечить защиту информации либо силами самой медорганизации, либо путем заключения договора с внешней организацией об обработке и защите информации.
- Используемые в медорганизации информационные системы (МИС МО или ГИС субъекта РФ) должны отвечать единым функциональным требованиям согласно приказу Минздрава России от 24.12.2018 № 911н. Если медорганизация использует другую систему, то ее следует подключить к ЕГИСЗ в соответствии с постановлением Правительства России от 12.04.2018 № 447.
- Следует интегрировать МИС МО с ЕГИСЗ, в том числе через взаимодействие с ГИС субъекта РФ, в частности, нужно подключиться к Федеральному реестру электронных меддокументов ЕГИСЗ (РЭМД).
- Сведения о медорганизации и медработниках, подписывающих ЭМД, должны быть внесены в соответствующие подсистемы ЕГИСЗ – Федеральный реестр медицинских организаций и Федеральный регистр медицинских работников.
- Медицинские и другие уполномоченные работники должны быть обеспечены усиленной квалифицированной электронной подписью.
- В рекомендациях указывается на необходимость обучения медработников, и, по всей видимости, данный вопрос медицинской организации придется решать самостоятельно.
- Руководитель медорганизации должен принять локальный акт о переходе на электронный документооборот.
Дорожная карта вам в помощь
Для поэтапного перехода на электронный документооборот разработана дорожная карта (прилагается к методическим рекомендациям). В частности, в ней говорится, что каждая медорганизация должна разработать и утвердить свой план перехода на ведение медицинской документации в электронной форме. Методические рекомендации содержат перечень обязательных и дополнительных положений для включения в локальный акт медицинской организации, например порядок подписания ЭМД с автоматической постановкой УКЭП или порядок оформления согласий пациента и др.
Срок хранения электронной медицинской документации
Новые рекомендации устанавливают только сроки хранения записей в электронных журналах учета доступа к ЭМД и медицинской документации, передаваемой в РЭМД. Для записей в электронных журналах учета доступа к ЭМД это не менее 5 лет с даты последнего обращения авторизованного пользователя к этому документу. Для медицинской документации, передаваемой в РЭМД, – 25 лет, если иное не установлено другими нормативно-правовыми актами. При этом неясно, сколько времени хранить огромный массив меддокументов, которые не регистрируются в РЭМД и срок хранения которых не регламентирован.
Единый срок хранения 25 лет, установленный для электронных документов, передаваемых в РЭМД, вызывает сомнения. Например, Минздрав в своем письме № 13-2/1538 от 07.12.2015 предлагает хранить бумажную версию карты вызова скорой медицинской помощи всего 1 год.
Об уничтожении электронной медицинской документации
Обратим внимание, что базовый приказ № 947н обошел стороной вопросы уничтожения ЭМД. Поэтому соответствующий раздел новых рекомендаций станет хорошим подспорьем в работе с электронными документами. Минздрав России советует уничтожать ЭМД после проведения экспертизы их ценности. Представляется, что медицинские организации должны руководствоваться приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526, регулирующим общие правила организации хранения архивных документов. Для проведения экспертизы медорганизации необходимо создать экспертную комиссию. Подробнее о работе комиссии можно узнать из данной статьи.
Рекомендуется хранить информацию об уничтоженном документе, а именно: описание уничтоженного документа, сведения о размещении (хранении) уничтожаемых документов, в том числе с указанием на число копий, дату уничтожения, ф. и. о. ответственного должностного лица и его подпись, метод уничтожения и сведения о тех, кто проверил результат процесса уничтожения ЭМД.
Доступ к электронной медицинской документации
Доступ граждан к ЭМД предоставляется через портал «Госуслуги» с использованием ЕГИСЗ или через другие информационные системы. Граждане могут далее передать свой доступ медработникам и медорганизациям через информационные системы, через личный кабинет на сайте или другим способом, предусмотренным нормативно-правовыми актами или договором с медорганизацией.
Также установлены требования к медработнику для получения доступа к ЭМД:
- он должен быть зарегистрирован в Федеральном регистре медработников ЕГИСЗ;
- его служебные полномочия должны соответствовать сведениям, содержащимся в этом регистре на момент получения доступа к ЭМД;
- в информационной системе должен быть зарегистрирован факт доступа медработника к ЭМД или к сведениям, которые в нем содержатся, в том числе в электронных журналах.
Подробнее о новых рекомендациях о ведении медицинской документации в электронной форме читайте в статье на сайте «Факультета медицинского права».

абзац для вписания чего либо дополнительно всегда в таких бланках был
“В приказе № 947н и в новых рекомендациях говорится об обязанности медицинской организации дублировать медицинскую документацию на бумаге, если от пациента поступило соответствующее заявление. При этом на кого ляжет бремя расходов в таких случаях – регулятор нигде не упоминает.”
Видимо, будет применяться пункт:
“24. …медицинская организация обязана по запросу пациента (его законного представителя) или государственного органа за свой счет изготавливать документ на бумажном носителе”
Совершенно с Вами согласны. Действительно, приказ № 947н не содержит положений о распределении бремени расходов при переносе электронной меддокументации на бумагу. Таким образом, медицинская организация этот вопрос будет решать своими силами и за свой счет. Это коснется и предоставления электронной меддокументации пациенту на бумажном носителе (п. 24 Приказа № 947н), и просьбы пациента вести меддокументацию на бумаге (п. 2 Приказа № 947н).